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Consejos para realizar juntas de trabajo productivas.

Juntas de trabajo productivas

Consejos para acortar y optimizar las reuniones de trabajo.

Por AG, artículo invitado.

Si hicieras una encuesta en tu oficina sobre cómo se sienten todos respecto a las juntas de los lunes tal vez la respuesta sería unánime… y no positiva. 

Hay dos tendencias clave implementadas por diferentes corporaciones para agilizar la productividad en una oficina: aprovechar las herramientas de los smartphones y tabletas -ya sean BlackBerry, iOS o Android- antes y después de cada reunión y con ello, no sólo reducir al mínimo el tiempo total de la reunión, sino tornarla en una práctica verdaderamente productiva. 

Antes.

El material a tratar durante la reunión debe ser enviado con anticipación a todos los asistentes a la misma. 

Durante.

Claro está que el hecho de haberlo enviado no garantiza que todos lo hayan leído. Al iniciar cada junta pueden permitirse de 5-10 minutos para que los asistentes repasen los contenidos ya sea en versión impresa o digital desde sus smartphones o tabletas. Para quienes lo hayan leído refrescarán su memoria y profundizarán en ideas generadas previamente y el resto tendrá oportunidad de ponerse al corriente. 

Una vez que la gente ha completado la lectura, es el momento de abrir la discusión. Saltándose la presentación. De esta manera la reunión puede centrarse exclusivamente en la generación de un discurso valioso al compartir ideas, analizar a profundidad los datos especialmente relevantes y, lo más importante, llevar a cabo un debate significativo y centrado. 

Si el material preparado previo a la reunión ha sido bien pensado y articulado de manera sencilla e intuitiva, es muy probable que la necesidad de aclarar dudas se mantenga al mínimo. 

Además, existen un sinfín de aplicaciones móviles para optimizar las reuniones de trabajo. Una de las más populares es Minutes.io que permite a los usuarios tomar notas de forma rápida y sin líos. La aplicación es compatible con smartphones, tabletas y computadoras y también está equipada con funciones de entrada de datos inteligentes. Pueden utilizarse con o sin conexión a Internet ya que las notas se guardan en el navegador y se envían de forma automática cuando hay una conexión.

El equipo de trabajo entero puede ser agradablemente sorprendido al notar que una reunión originalmente programada para llevarse a cabo en el transcurso de una hora concluye al cabo de 20 ó 30 productivos minutos.

Después.

Las minutas de las reuniones creadas con Minutes.io se pueden enviar a todos los asistentes o publicarse usando URLs secretos generados por la aplicación. También es posible crear resúmenes personalizados que permiten al usuario recibir un correo electrónico con una lista de tareas pendientes. 

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Consejos para realizar juntas de trabajo productivas. Consejos para realizar juntas de trabajo productivas. Reviewed by Franco Utrera on 12:52:00 Rating: 5
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